Shared Prosperity Fund: North Wales is responsible for managing and administering the UK Shared Prosperity Fund (UKSPF) on behalf of the 6 North Wales local authorities. We are seeking an enthusiastic and committed Projects Officer who wants to advance their career in a busy and supportive workplace.
This position is ideally suited to someone with a business support or financial background, that has an eye for detail.
In this position you will use the systems and processes required for the delivery of the UKSPF in North Wales and your duties will include processing project claims, monitoring data and managing queries. You’ll also work closely with the local UKSPF teams in the 6 North Wales local authorities.
We can offer flexible working arrangements and are ready to consider job sharing, reduced hours and secondments.
This is a fixed-term position until 30 June 2026.
(Shared Prosperity Fund: North Wales is funded by the UK Government through the UK Shared Prosperity Fund.)
Gwynedd Council offers an attractive employment package, for more information please click on this Information Pack
Gwynedd Council operates internally through the medium of Welsh, and offers all its services bilingually. The applicant will be required to reach the linguistic level noted as one of the essential skills in the Person Specification.
We encourage everyone who applies for a job with Gwynedd Council to submit job applications in Welsh or bilingually.
(Applications submitted in English only or Welsh only will always be treated equally, but we ask applicants to consider carefully what the linguistic requirements of the job in question is and if it would be more appropriate to submit an application in Welsh.)
For further information about this post please contact Sheryl Jones on 01286 679876
Interview date to be confirmed.
Application forms and further details available from Support Service, Gwynedd Council, Council Offices, Caernarfon, LL55 1SH
Tel: 01286 679076
E-Mail: Swyddi@gwynedd.llyw.cymru
CLOSING DATE: 22/04/2025
If you are successful to be short listed for an interview you will be contacted by E-MAIL using the address provided on your application form. You need to ensure that you check your email regularly.
Purpose of the Post.
• Support the efficient delivery of the UK Shared Prosperity Fund (UKSPF) in North Wales
• Helping to safeguard the interests of the lead authority (Gwynedd Council) in the delivery of the programme.
• Ensure that the people of the North Wales region are at the centre of everything we do.
Responsibility for functions . e.g. staff, budgets, equipment
• Office equipment such as a computer, phone, etc..
Main Duties
• To support the development and implementation of processes and systems to ensure the efficient delivery of the UKSPF in North Wales which will invest £126.46 million across Anglesey, Gwynedd, Conwy, Denbighshire, Flintshire and Wrexham by March 2025.
• Supporting and safeguarding of the interests of Gwynedd Council as the lead authority for the delivery of the UKSPF in North Wales – and the interests of all six North Wales Local Authorities - by ensuring the efficient delivery of the UKSPF in accordance with the rules, regulations and contractual requirements of the UK Government and all legal obligations.
• Supporting the development and implementation of efficient processes and systems required for the delivery of the UKSPF in North Wales (including application, decision making, project selection, funding awards, claims, etc.)
• Supporting the delivery of the processes required under the legal agreement between the individual counties and Gwynedd Council as the lead authority.
• Collaborating with Gwynedd Council Legal and Finance teams as required to administer the UKSPF in North Wales.
• Working closely with local UKSPF teams in the six authorities to successfully deliver the programme.
• Support and administer the governance structures linked to the UKSPF in North Wales.
• Responsibility for self-development.
• Ensure compliance with Health and Safety rules in the workplace in accordance with the responsibilities noted in the Health and Safety at Work Act 1974 and the Council’s Health and Safety Policy.
• Operate within the Council’s policies in relation to equal opportunities and equality.
• Responsible for managing information in accordance with the Council’s information management guidelines. Ensure that personal information is treated in accordance with Data Protection legislation.
• Commitment to reducing the Council’s carbon emissions in accordance with the Carbon Management Plan, and to encourage others to act positively towards reducing the Council’s Carbon Footprint.
• Undertake any other reasonable duty which corresponds to the salary level and responsibility level of the job.
• Responsibility to report any concern or suspicion that a child or vulnerable adult is being abused.
Reliable
Excellent organisational skills
Eye for detail and accuracy
Able to work individually and as part of a team
Able to work under pressure and has good coping skills to work in a fast-moving environment
Proven ability to meet deadlines and targets
Able to take on responsibilities and communicate effectively
Educated to degree level or similar or extensive experience of working in an administrative/support field
Relevant qualification in administration
Qualification in programme or project management
Experience of supporting a team
Experience in administrative work
Experience of working in an administrative role
Deal with enquiries effectively and promptly
Experience of working to a tight timescale and under pressure
Experience of working on programmes and/or projects
Experience of arranging meetings and events
Excellent organisational skills
ICT literate, comfortable using Word, Excel and SharePoint
Ability to produce high quality work while working to a tight timetable
Excellent interpersonal and communication skills including the ability to communicate effectively with a wide range of audiences
The ability to prioritise work
The ability to take minutes in meetings and note action points
Able to follow a conversation or discussion through the medium of Welsh and English on a professional level and discuss general day to day topics in the field in order to present information and express opinions.Able to give a pre-prepared presentation and respond to any comments and questions on it in Welsh or English.
Able to understand standard written Welsh and English; both formal and informal.Able to gather information from various sources such as letters, reports, articles through the medium of Welsh and English in order to fulfil the post.
Present written information confidently by letter, more detailed and technical report formats, and respond to written requests conveying information, ideas and opinion in Welsh and English (help is available to check the work).
Cronfa Ffyniant Gyffredin: Gogledd Cymru sy’n gyfrifol am reoli a gweinyddu Cronfa Ffyniant Gyffredin y DU (UKSPF) ar ran y 6 awdurdod lleol yng Ngogledd Cymru. Mae gennym gyfle cyffrous i Swyddog Prosiectau brwdfrydig ac ymroddedig sy’n awyddus i ddatblygu eu gyrfa mewn gweithle prysur a chefnogol.
Mae'r swydd hon yn ddelfrydol ar gyfer rhywun sydd â chefndir cefnogi busnes neu ariannol, sydd â llygad am fanylder.
Yn y swydd hon byddwch yn defnyddio’r systemau a'r prosesau sydd eu hangen ar gyfer cyflwyno'r UKSPF yng Ngogledd Cymru a bydd eich dyletswyddau yn cynnwys prosesu hawliadau prosiect, monitro data a rheoli ymholiadau. Byddwch hefyd yn gweithio'n agos gyda thimau lleol yr UKSPF yn y 6 awdurdod lleol yng Ngogledd Cymru.
Gallwn gynnig trefniadau gweithio hyblyg ac rydym yn barod i ystyried rhannu swydd, lleihau oriau a secondiadau.
Mae’r swydd hon am gyfnod penodol tan 30 Mehefin 2026.
(Ariennir Cronfa Ffyniant Gyffredin: Gogledd Cymru gan Lywodraeth y DU trwy Gronfa Ffyniant Gyffredin y DU.)
Mae gan Cyngor Gwynedd becyn cyflogaeth deniadol, am ragor o wybodaeth cliciwch ar y Pecyn Gwybodaeth
Mae Cyngor Gwynedd yn gweithredu’n fewnol trwy gyfrwng y Gymraeg ac yn cynnig ei holl wasanaethau yn ddwyieithog. Bydd angen i’r ymgeisydd gyrraedd y lefel ieithyddol sy’n cael ei nodi fel un o’r sgiliau hanfodol yn y Manylion Person.
Rydym yn annog pob ymgeisydd am swydd gyda’r Cyngor i gyflwyno ceisiadau yn Gymraeg neu yn ddwyieithog.
(Bydd ceisiadau sydd yn cael eu cyflwyno yn uniaith Gymraeg neu Saesneg yn cael eu trin yn gwbl gyfartal, ond gofynnir i’r ymgeisydd ystyried yn ofalus beth yw gofynion iaith y swydd a’r sefydliad ac a fyddai cyflwyno cais yn uniaith Gymraeg yn fwy addas.)
Am sgwrs anffurfiol gellir cysylltu â Sheryl Jones ar 01286 679876
Rhagwelir cynnal cyfweliadau
Ffurflenni cais a manylion pellach gan Gwasanaeth Cefnogol, Cyngor Gwynedd, Swyddfa'r Cyngor, Stryd y Jêl, Caernarfon, LL55 1SH
Ffôn: 01286 679076
E-Bost: swyddi@gwynedd.llyw.cymru
Os yn llwyddiannus i fod ar y rhestr fer am gyfweliad, byddwn yn cysylltu a chwi drwy’r cyfeiriad E-BOST a gofnodwyd gennych ar eich ffurflen gais. Mae angen i chwi sicrhau eich bod yn gwirio eich E-BOST yn rheolaidd.
•Sicrhau bod pobl rhanbarth Gogledd Cymru yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
•Cefnogi darpariaeth effeithlon Cronfa Ffyniant Gyffredin y DU (UKSPF) yng Ngogledd Cymru
•Helpu i ddiogelu buddiannau'r awdurdod arweiniol (Cyngor Gwynedd) wrth gyflwyno'r rhaglen.
•Offer swyddfa fel cyfrifiadur, ffôn, ac ati.
•I gefnogi y datblygiad a gweithrediad prosesau a systemau i sicrhau bod yr UKSPF yn cael ei gyflwyno’n effeithlon yng Ngogledd Cymru a fydd yn buddsoddi £126.46 miliwn ar draws Ynys Môn, Gwynedd, Conwy, Sir Ddinbych, Sir y Fflint a Wrecsam erbyn mis Mawrth 2025.
•Cefnogi a diogelu buddiannau Cyngor Gwynedd fel yr awdurdod arweiniol ar gyfer cyflwyno’r Fframwaith yng Ngogledd Cymru – a buddiannau pob un o’r chwe Awdurdod Lleol yng Ngogledd Cymru – drwy sicrhau bod yr UKSPF yn cael ei gyflwyno’n effeithlon yn unol â’r rheolau, rheoliadau a gofynion cytundebol Llywodraeth y DU a'r holl rwymedigaethau cyfreithiol
•Cefnogi datblygiad a gweithrediad prosesau a systemau effeithlon sydd eu hangen ar gyfer cyflwyno'r UKSPF yng Ngogledd Cymru (gan gynnwys ceisiadau, gwneud penderfyniadau, dewis prosiectau, dyfarniadau cyllid, hawliadau, ac ati)
•Cefnogi cyflwyno'r prosesau sy'n ofynnol o dan y cytundeb cyfreithiol rhwng y siroedd unigol a Chyngor Gwynedd fel yr awdurdod arweiniol.
•Cydweithio gyda thimau Cyfreithiol a Chyllid Cyngor Gwynedd yn ôl yr angen i weinyddu'r UKSPF yng Ngogledd Cymru
•Gweithio’n agos gyda thimau UKSPF lleol yn y chwe awdurdod i gyflwyno’r rhaglen yn llwyddiannus
•Cefnogi a gweinyddu'r strwythurau llywodraethu sy'n gysylltiedig â'r UKSPF yng Ngogledd Cymru.
•Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd am bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin
•Yr angen i weithio oriau anghymdeithasol yn unol â'r galw.
Dibynadwy
Sgiliau trefnu ardderchog
Llygad am fanylder a chywirdeb
Yn gallu gweithio ar ei liwt ei hun ac fel rhan o dîm
Yn gallu gweithio dan bwysau ac yn meddu ar strategaethau ymdopi i weithio mewn amgylchedd sydd yn gweithredu ar gyflymder
Gallu wedi'i brofi i gwrdd â therfynau amser a thargedau
Gallu i dderbyn cyfrifoldebau a chyfathrebu’n effeithiol
Addysg hyd at lefel gradd neu gyffelyb, neu profiad helaeth o weithio yn maes
gweinyddol/cefnogol
Cymhwyster perthnasol mewn gweinyddiaeth
Cymhwyster rheoli rhaglen neu rheoli prosiect
Profiad o gefnogi tîm
Profiad mewn gwaith gweinyddol
Profiad o weithio mewn rôl weinyddol
Ymdrin gyda ymholiadau yn effeithiol a phrydlon
Profiad o weithio mewn amserlen dynn ac o dan bwysau
Profiad o weithio ar rhaglenni a/neu prosiectau
Profiad o drefnu cyfarfodydd a digwyddiadau
Sgiliau trefnu ardderchog
Llythrennog mewn TGCh, yn gyfforddus gyda Word, Excel a SharePoint
Y gallu i gynhyrchu gwaith o ansawdd wrth weithio i amserlen dynn
Sgiliau rhyngbersonol a chyfathrebu da gan gynnwys y gallu i gyfathrebu’n effeithiol gydag amrediad eang o gynulleidfaoedd
Gallu i flaenoriaethu gwaith
Y gallu i cymryd cofnodion mewn cyfarfod a nodi pwyntiau gweithredu
Gallu dilyn sgwrs neu drafodaeth drwy gyfrwng y Gymraeg a’r Saesneg ar lefel broffesiynol a thrafod pynciau cyffredinol bob dydd yn y maes er mwyn cyflwyno gwybodaeth a mynegi barn.Gallu darparu cyflwyniad wedi'i baratoi o flaen llaw ac ymateb i unrhyw sylwadau a chwestiynau arno drwy gyfrwng y Gymraeg a'r Saesneg.
Gallu deall Cymraeg a Saesneg ysgrifenedig safonol, ffurfiol ac anffurfiol.Medru casglu gwybodaeth o amrywiol ffynonellau megis llythyrau, adroddiadau, erthyglau, drwy gyfrwng y Gymraeg a’r Saesneg er mwyn cyflawni'r swydd.
Cyflwyno gwybodaeth ysgrifenedig gyda hyder ar ffurf llythyr, adroddiad mwy manwl a thechnegol ac ymateb i geisiadau ysgrifenedig gan gyfleu gwybodaeth, syniadau a barn drwy gyfrwng y Gymraeg a’r Saesneg. (Mae'n bosib cael cymorth i wirio'r iaith)
