Location:- Pencadlys Office, Caernarfon / Hybrid
Gwynedd Council offers an attractive employment package, for more information please click on this Information Pack
Gwynedd Council operates internally through the medium of Welsh, and offers all its services bilingually. The applicant will be required to reach the linguistic level noted as one of the essential skills in the Person Specification.
We encourage everyone who applies for a job with Gwynedd Council to submit job applications in Welsh or bilingually.
(Applications submitted in English only or Welsh only will always be treated equally, but we ask applicants to consider carefully what the linguistic requirements of the job in question is and if it would be more appropriate to submit an application in Welsh.)
For further information about this post please contact Ffion Mai Jones on 07747483582
Application forms and further details available from Support Service, Gwynedd Council, Council Offices, Caernarfon, LL55 1SH
Tel: 01286 679076
E-Mail: Swyddi@gwynedd.llyw.cymru
CLOSING DATE: 25.02.2025
If you are successful to be short listed for an interview you will be contacted by E-MAIL using the address provided on your application form. You need to ensure that you check your email regularly.
Purpose of Job
•Ensuring that the people of Gwynedd are central to everything we do.
•Support the Council's Leadership Team including the Leader, the Chief Executive and the Directors to fulfill their responsibilities
•Undertake specific functions within the executive team to support the work of the leadership team
Responsibility for Resources. . e.g. staff, finance, equipment
Main Duties.
•Provide executive support to the Council's leadership team including the Leader and Deputy Leader to help them exercise their role as well as act as part of the Team that supports the work of the Chief Executive and the Directors. This will necessarily mean undertaking a wide range of duties as required. These duties include:
•Carry out research and identify key trends in various areas providing regular support and updates.
•Compile minutes of meetings and produce discussion/evidence papers as required
•Support with performance challenge arrangements.
•Look at good practice in other organisations.
•Responsibility for ensuring regular proactive communication with Council Members and the people of Gwynedd.
•Support the Leadership Team in various meetings as required
•Keep an overview of reports to the Council's committees (and in other organisations) drawing the attention of relevant issues to the members of the Leadership Team.
•Research and provide briefing notes to the Leader/Deputy Leader as required.
•Collaborate closely with stakeholders in various areas, building an effective and influential relationship with the Council's principal officers, Cabinet Members and external stakeholders as required.
•Play a full part as the service establishes what is important to the people of Gwynedd.
•Play a full role in developing the team's operating principles together with personal responsibility for adhering to them.
•Act flexibly within the Team's operating principles to achieve what is important to the residents of Gwynedd.
•Continuously look for opportunities to improve the service identifying issues that prevent the team from delivering effectively and efficiently and take action to resolve them.
•Ensure that the information needed to prove how well we achieve what is important is kept using that information to improve service.
•Contribute and take appropriate decisions in order to achieve what is important to the people of Gwynedd
•Assisting other teams to achieve what is important to the people of Gwynedd
•Act in a proactive way; being open to thinking differently; energetic and committed with personal integrity in order to fulfill the above functions.
•Being responsible for personal development in order to be able to carry out the job.
•Ensure compliance with Health and Safety rules in the workplace in accordance with the responsibilities set out in the Health and Safety at Work Act 1974 and the Council's Health and Safety Policy.
•Acting within the Council's policies in relation to equal opportunities and equality.
•Responsibility for managing information in accordance with the Council's information management standards and guidelines. Ensure that personal information is handled in compliance with Data Protection legislation
•A commitment to reduce the Council's carbon emissions in accordance with the Carbon Management Plan and to encourage others to take positive action towards reducing the Council's carbon footprint.
•Undertake any other equivalent and reasonable duty that matches the salary level and level of responsibility of the position.
•Responsibility to report concerns or suspicions that a child or vulnerable adult is being abused.•
Special Circumstances. . e.g. need to work unsociable hours, special work arrangements, etc.
•Having to work unsociable hours occasionally
Resilience and determination to succeed
Good initiative (can see work)
Confident
Analytical
Organised
Flexible / adaptable
The ability to forge relationships
-
Degree and/or equivalent professional / management qualification.
-
Success in achieving results
Support in various work fields across the Council
Prepare minutes and provide written guidance for others
-
Firm understanding of the Council’s structure and arrangements
The ability to represent the Council in internal and external meetings
Interpersonal skills and the ability to work with people at all levels within the organisation
Firm understanding of the political dimension within the Council
Strong communication skills: oral and written
Higher level computer skills, e.g. Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
-
Able to follow a conversation or discussion through the medium of Welsh and English on a professional level and discuss general day to day topics in the field in order to present information and express opinions.Able to give a pre-prepared presentation and respond to any comments and questions on it in Welsh or English.
Able to understand standard written Welsh and English; both formal and informal.Able to gather information from various sources such as letters, reports, articles through the medium of Welsh and English in order to fulfil the post.
Present written information confidently by letter, more detailed and technical report formats, and respond to written requests conveying information, ideas and opinion in Welsh and English (help is available to check the work).
Lleoliad:- Swyddfa'r Pencadlys, Caernarfon / Hybrid
Mae gan Cyngor Gwynedd becyn cyflogaeth deniadol, am ragor o wybodaeth cliciwch ar y Pecyn Gwybodaeth
Mae Cyngor Gwynedd yn gweithredu’n fewnol trwy gyfrwng y Gymraeg ac yn cynnig ei holl wasanaethau yn ddwyieithog. Bydd angen i’r ymgeisydd gyrraedd y lefel ieithyddol sy’n cael ei nodi fel un o’r sgiliau hanfodol yn y Manylion Person.
Rydym yn annog pob ymgeisydd am swydd gyda’r Cyngor i gyflwyno ceisiadau yn Gymraeg neu yn ddwyieithog.
(Bydd ceisiadau sydd yn cael eu cyflwyno yn uniaith Gymraeg neu Saesneg yn cael eu trin yn gwbl gyfartal, ond gofynnir i’r ymgeisydd ystyried yn ofalus beth yw gofynion iaith y swydd a’r sefydliad ac a fyddai cyflwyno cais yn uniaith Gymraeg yn fwy addas.)
Am sgwrs anffurfiol gellir cysylltu â Ffion Mai Jones ar 07747483582
Ffurflenni cais a manylion pellach gan Gwasanaeth Cefnogol, Cyngor Gwynedd, Swyddfa'r Cyngor, Stryd y Jêl, Caernarfon, LL55 1SH
Ffôn: 01286 679076
E-Bost: swyddi@gwynedd.llyw.cymru
DYDDIAD CAU: 25.02.2025
Os yn llwyddiannus i fod ar y rhestr fer am gyfweliad, byddwn yn cysylltu a chwi drwy’r cyfeiriad E-BOST a gofnodwyd gennych ar eich ffurflen gais. Mae angen i chwi sicrhau eich bod yn gwirio eich E-BOST yn rheolaidd.
Pwrpas y Swydd
•Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
•Cefnogi Tîm Arweinyddiaeth y Cyngor gan gynnwys yr Arweinydd, y Prif Weithredwr a’r Cyfarwyddwyr i gyflawni eu cyfrifoldebau
•Ymgymryd a swyddogaethau penodol o fewn y tîm gweithredol i gefnogi gwaith y tîm arweinyddiaeth
Cyfrifoldeb am Adnoddau. . e.e. staff, cyllid, offer
•-
Prif Ddyletswyddau.
•Darparu cefnogaeth weithredol i dîm arweinyddiaeth y Cyngor gan gynnwys yr Arweinydd a Dirprwy Arweinydd er mwyn eu cynorthwyo i ymarfer eu rôl yn ogystal a gweithredu fel rhan o’r Tim sy’n cefnogi gwaith y Prif Weithredwr a’r Cyfarwyddwyr. O reidrwydd bydd hyn yn golygu ymgymryd ag amrediad eang o ddyletswyddau yn ôl y gofyn. Mae’r dyletswyddau hyn yn cynnwys:
•Gwneud gwaith ymchwil ac adnabod tueddiadau allweddol mewn amrywiol feysydd gan ddarparu cefnogaeth a diweddariadau rheolaidd.
•Llunio cofnodion o gyfarfodydd a chynhyrchu papurau trafod/tystiolaeth yn ôl yr angen
•Cefnogi gyda threfniadau herio perfformiad.
•Edrych ar ymarfer da mewn sefydliadau eraill.
•Cyfrifoldeb am sicrhau cyfathrebu rhagweithiol rheolaidd gyda Aelodau’r Cyngor a phobl Gwynedd.
•Cefnogi’r Tim Arweinyddiaeth mewn cyfarfodydd amrywiol yn ôl y gofyn
•Cadw trosolwg ar adroddiadau i bwyllgorau’r Cyngor (ac mewn sefydliadau eraill) gan dynnu sylw materion perthnasol i aelodau’r Tim Arweinyddiaeth.
•Ymchwilio a darparu nodiadau briffio i’r Arweinydd/Dirprwy Arweinydd yn ôl y gofyn.
•Cydweithio’n agos gyda budd-ddeiliaid mewn amrywiol feysydd, gan feithrin perthynas effeithiol a dylanwadol gyda phrif swyddogion y Cyngor, yr Aelodau Cabinet a budd-ddeiliaid allanol fel sy’n ofynnol.
•Chwarae rhan llawn wrth i’r gwasanaeth sefydlu yr hyn sy’n bwysig i bobl Gwynedd.
•Chwarae rhan llawn wrth ddatblygu egwyddorion gweithredu’r tim ynghyd a chyfrifoldeb personol dros gadw atynt.
•Gweithredu’n hyblyg o fewn egwyddorion gweithredu’r Tim i gyflawni yr hyn sy’n bwysig i drigolion Gwynedd.
•Edrych yn barhaus am gyfleoedd i wella’r gwasanaeth gan adnabod materion sy’n rhwystro’r tim rhag cyflawni yn effeithiol ac effeithlon a gweithredu er mwyn eu datrys.
•Sicrhau fod y wybodaeth sydd ei angen er mwyn profi pa mor dda yr ydym yn cyflawni’r hyn sy’n bwysig yn cael ei gadw gan ddefnyddioi’r wybodaeth honno i wella gwasanaeth.
•Cyfrannu a chymryd penderfyniadau priodol er mwyn cyflawni’r hyn sy’n bwysig i bobl Gwynedd
•Cynorthwyo timau eraill i gyflawni’r hyn sy’n bwysig i bobl Gwynedd
•Gweithredu mewn ffordd rhagweithiol; bod yn agored i feddwl yn wahanol; yn egnïol ac ymroddedig gydag integriti personol er mwyn cyflawni’r swyddogaethau uchod.
•Bod yn gyfrifol am ddatblygiad personol er mwyn medru cyflawni’r swydd.
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac i annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd ar bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gam-drin.
Amgylchiadau Arbennig. . e.e. angen i weithio oriau anghymdeithasol, trefniadau gwaith arbennig, a.y.y.b.
•Gorfod gweithio oriau anghymdeithasol yn achlysurol
NODWEDDION PERSONOL
HANFODOL
Gwydnwch a’r penderfyniad i lwyddo
Gweld gwaith
Hyderus
Dadansoddol
Trefnus
Hyblyg / addasadwy
Medru datblygu perthnasau
DYMUNOL
-
CYMWYSTERAU A HYFFORDDIANT PERTHNASOL
HANFODOL
Gradd a/neu gymhwyster proffesiynol / rheolaethol cyfatebol.
DYMUNOL
-
PROFIAD PERTHNASOL
HANFODOL
Llwyddiant mewn cyflawni canlyniadau
Cefnogi mewn amryfal feysydd gwaith ar draws y Cyngor
Llunio cofnodion a darparu arweiniad ysgrifenedig i eraill
DYMUNOL
-
SGILIAU A GWYBODAETH ARBENIGOL
HANFODOL
Dealltwriaeth gadarn o strwythur a threfniadau’r Cyngor
Y gallu i gynrychioli’r Cyngor mewn cyfarfodydd mewnol ac allanol
Sgiliau rhyngbersonol a medru gweithio â phob lefel yn y sefydliad.
Dealltwriaeth gadarn o’r dimensiwn gwleidyddol o fewn y Cyngor
Sgiliau cyfathrebu cryf: llafar ac ysgrifenedig
Sgiliau cyfrifiadurol lefel uwch, ee Word, Excel, Power Point, Outlook.
DYMUNOL
-
ANGHENION IEITHYDDOL
HANFODOL
Gwrando a Siarad - Lefel Uwch
Gallu dilyn sgwrs neu drafodaeth drwy gyfrwng y Gymraeg a’r Saesneg ar lefel broffesiynol a thrafod pynciau cyffredinol bob dydd yn y maes er mwyn cyflwyno gwybodaeth a mynegi barn. Gallu darparu cyflwyniad wedi'i baratoi o flaen llaw ac ymateb i unrhyw sylwadau a chwestiynau arno drwy gyfrwng y Gymraeg a’r Saesneg.
Darllen a Deall - Lefel Uwch
Gallu deall Cymraeg a Saesneg ysgrifenedig safonol, ffurfiol ac anffurfiol. Medru casglu gwybodaeth o amrywiol ffynonellau megis llythyrau, adroddiadau, erthyglau, drwy gyfrwng y Gymraeg a’r Saesneg er mwyn cyflawni'r swydd.
Ysgrifennu - Lefel Uwch
Cyflwyno gwybodaeth ysgrifenedig gyda hyder ar ffurf llythyr, adroddiad mwy manwl a thechnegol ac ymateb i geisiadau ysgrifenedig gan gyfleu gwybodaeth, syniadau a barn drwy gyfrwng y Gymraeg a’r Saesneg. (Mae'n bosib cael cymorth i wirio'r iaith)
